Lärdomar från en Corona-övning

Vi på Hi5 har en verksamhet som många andra är beroende av på ett eller annat sätt. Hundratals verksamheter har hela eller delar av sin IT i våra datacenter i Norrmoln®. Otaligt många fler använder våra konsulter, vår ServiceDesk, vår webbshop och våra säljare för att få hjälp med den dagliga verksamheten och att hela tiden utveckla sin IT på rätt sätt. Vissa uppdrag är på lite längre sikt. Andra är bråttom på minuten eller till och med sekunden. Att vår verksamhet fungerar, oavsett vad som händer, är med andra ord avgörande för så många fler än oss själva. Det är inget ansvar man leker bort. Nej – vi tar det på yttersta allvar!

Vad gör vi i en krissituation?

Av den anledningen har vi sedan länge ett proaktivt riskarbete där vi löpande bedömer de risker som finns mot vår verksamhet och gör allt vi kan för att både minska sannolikheten att något otäckt ska inträffa och att vara förberedda att snabbt kunna agera om något trots allt skulle göra det. Vi kan inte skydda oss mot allt, men på det här sättet gör vi allt för att försöka.

När Coronaviruset så började sprida sig över världen och vi hörde talas om att länder (förvisso då långt ifrån Sverige) började införa olika typer av restriktioner, till exempel att företag i flera fall tvingades stänga sina arbetsplatser helt och hållet, insåg vi att detta också skulle kunna hända oss. Att vår kontorslokal eller något av våra datacenter skulle kunna bli otillgängligt på grund av brand, omfattande vattenskada eller liknande är något som redan finns i vår riskanalys. Vi har både vidtagit en rad förebyggande åtgärder för att minska sannolikheten att det ska kunna hända eller att det skulle orsaka en allvarlig störning på vår verksamhet, och tagit fram handlingsplaner för hur vi ska agera om en sådan situation trots allt skulle inträffa. Med Corona insåg vi att vi nu skulle kunna få nytta av dessa planer i ett annat syfte.

Vi simulerar en total nedstängning

De flesta av våra så kallade kontinuitetsplaner (planer för att verksamheten ska kunna fortsätta trots att något skadligt har inträffat) övar vi också på med jämna mellanrum. Att ta fram en plan i teorin är bra, men för att kunna veta att den verkligen fungerar måste man också testa den i verkligheten. Det är då vi lär oss vad som fungerar bra, vad vi eventuellt har glömt och vad vi behöver göra annorlunda. Därför valde vi att tidigarelägga en sådan övning för att verkligen vara på tårna om Corona-restriktioner skulle komma att drabba oss i en nära framtid.

Vi bokade således en dag ca två veckor bort där vi skulle öva på vår plan. Under en dag skulle vi simulera en total nedstängning av hela kontoret där samtliga medarbetare istället skulle arbeta på distans. Testet genomförde vi torsdagen den 12:e mars.

Man sitter i ett uterum med dator och headset under en corona-övning

Vår försäljningschef Christer Granberg jobbar hemma. (Fotograf Henrik Karmehag)

Fyra lärdomar om att jobba hemma

Efter genomfört test samlade vi in erfarenheterna avdelningsvis där samtliga medarbetare fick skriva en kort rapport över hur dagen hade förlöpt inklusive de lärdomar som hade gjorts. Vi lärde oss då några viktiga saker som vi behövde korrigera:

  1. Vi behövde tilldela lite mer resurser för att fler skulle kunna vara uppkopplade på distans samtidigt. Teknikföretag som vi är så löste våra konsulter detta redan efter någon timme.
  2. Att arbeta en heldag hemifrån ställer högre krav på den fysiska arbetsplatsen än när man bara sporadiskt kopplar upp sig för att lösa någon uppgift från TV-soffan. Tillgång till en bra stol, en extern skärm (eller flera), externt tangentbord och mus skulle göra stor skillnad.
  3. Inte alla har ett utrymme, eller förutsättningar i övrigt därhemma, som skapar tillräcklig bra omständigheter för att kunna arbeta på distans någon längre tid. Vi behöver alltså hitta alternativa lösningar för dessa medarbetare om vi ska arbeta på distans långvarigt. Någonstans att åka och sätta sig istället för hemma eller på kontoret.
  4. I de flesta scenarion som är kopplade till Corona-restriktioner bedömer vi att vårt kontor i sig inte är en plats som kommer att vara satt i karantän. Det innebär att vi kan planera för att en mindre mängd medarbetare faktiskt kan nyttja kontoret, till exempel de som har sämre förutsättningar att arbeta hemifrån, samtidigt som de allra flesta kan arbeta på distans för att minska risken att många medarbetare smittas samtidigt.

På det stora hela fungerade vår övning över förväntan. Vi fick också en hel del positiv återkoppling i form av upplevelser av förbättrad arbetsro, mer fokus på viktiga uppgifter och att vår samarbetslösning, Microsoft Teams, fungerade precis så bra som vi hoppades på. Trots att alla arbetade på var sitt håll upplevde de flesta att det ändå var lätt att få kontakt med kollegor för att snabbt ta ett möte eller en kort avstämning kring frågor som dök upp.

Kontoret stänger, jobbet fortsätter

Allt sammantaget så bestämde vi omedelbart efter genomfört test att vi direkt skulle införa en policy att alla som kan jobba hemifrån ska göra det tillsvidare. Allt för att lämna vårt bidrag till ökad social distansering och att ”platta ut kurvan”. Så övningen förvandlades till ett tillstånd som gäller tillsvidare. På våra kontor finns maximalt en handfull medarbetare för att hantera post och godsmottagning eller för att man inte har en bra plats att sitta på därhemma. Vi andra, dvs majoriteten, arbetar hemifrån. Själv har jag under de snart tre veckor som gått sedan vår övning endast satt min fot på kontoret vid ett tillfälle, och då under totalt två timmar. Jag har nog dessutom sällan fått så mycket gjort som under dessa veckor. Dagligen har jag minst en handfull möten över video, och i övrigt nyttjar jag Teams och alla andra förträffliga verktyg som finns för att kunna arbeta effektivt på distans.

En datorskärm visar en kvinna och man med varsitt headset.

Hi5 kör Teams-möten flera gånger om dagen, både för korta avstämningar, längre avdelningsmöten och trevliga fikaraster.

När är mötet – eller var?

Vi har till och med kört personalmöte för hela företaget via Teams. Inte nog med att det fungerade alldeles utmärkt, vi upptäckte också att vi omedvetet löste ett problem som vi har brottats med under många år – att hitta en tid som gör att så många som möjligt ska ha möjlighet at vara med. Vi har många gånger ivrigt diskuterat vad den perfekta mötestiden för personalmötet är, men har aldrig nått någon enighet i frågan. Det skulle dock visa sig att det inte var tiden som var nyckeln till lösningen, utan platsen. Vid vårt första personalmöte via Teams (där jag höll det från mitt arbetsrum hemma i Obbola) så slog vi deltagarrekord direkt. Inte mindre än 50 av våra totalt 60 medarbetare var med. De som inte kunde vara med kunde dessutom ta del av mötet i efterhand eftersom vi passade på att spela in hela mötet. Wow!

Vi behövde inte byta tid på personalmötet, bara se till att man kan vara med var som helst ifrån.

Social distansering vs. virtuell samvaro

Det som kanske är svårast att ersätta när alla medarbetare sitter och arbetar på var sitt håll är det sociala. Men även det finns det lösningar på. I vårt fall har vi bokat in stående raster i Teams där man snabbt och enkelt kan koppla upp ljud och bild och ta en fika ihop med kollegorna – precis som vanligt. Och precis som när vi är på kontoret så är det flitigt nyttjat av några medan andra väljer att spendera sina raster på annat sätt. Det är naturligtvis fritt att välja! Men genom att skapa dessa digitala mötesplatser som är tillgängliga för alla så håller vi i alla fall pulsen i vårt företag igång på fler sätt än att bara genom att utföra vårt dagliga arbete.

I vårt fall kommer Corona-krisen att medföra bestående förändringar, för några av de nya arbetssätten vi har tvingat att ta till oss kommer vi inte att vilja sluta med.

Testa du också. Mycket fungerar bättre än man tror!

Skribent

Image

Niklas Tiger

VD, Styrelseledamot

090-250 19

0730-601219

Skicka epost