Förändringsprocesser och IT
För att veta hur man skall ta sig någonstans är det nödvändigt att ta reda på vart man befinner sig. Det kan tyckas vara väldigt enkelt och självklart, men är ofta något som glöms bort i många förändringsprocesser.
Att ändra ett arbetssätt utan att förstå hur arbetet sker idag kan få förödande konsekvenser. Att utveckla eller upphandla ett IT-stöd utan att i detalj ha kartlagt hur detta skall samverka med de arbetssätt vi har idag eller har tänkt införa imorgon kan stjälpa hela projektet. Med hjälp av processutvecklingsmetodik från Information Resource Management (IRM) kan vi hjälpa er att analysera verksamhetens krav och ta fram en kravspecifikation för det arbete som skall utföras. En billig försäkring för ett framgångsrikt projekt skulle man kunna kalla det!
Analysera verksamhetskrav
För att utveckla och förädla processer behövs ett systematiskt angreppssätt. Samtidigt är det viktigt att fokus ligger på att tydliggöra arbetssätten och inte på den metod som används för att dokumentera dessa. När processer beskrivs är det viktigt att man både kan se helheten i ett helikopterperspektiv men också detaljerna i ‘grodperspektivet’. Det måste också vara tydligt vilket syfte varje process har att fylla. Först då kan vi börja analysera, ifrågasätta och förbättra processerna.
Med tjänsten ‘analysera verksamhetskrav’ kartlägger och dokumenterar vi dagens och morgondagens processer. Vi söker svaren på frågorna: Hur gör vi idag? Hur skulle vi vilja göra om inga begränsningar fanns? Vad är realistiskt att åstadkomma imorgon? Dokumentation skapas i form av övergripande processkarta, detaljerade processmodeller och aktivitetsbeskrivningar. Arbetet sker i seminarieform och ett antal workshops tillsammans med dem som kan verksamheten bäst, dvs. er personal!
GAP-analys
Efter att ha analyserat och verksamhetens krav behöver vi ta redan på hur väl dagens eller morgondagens IT-stöd kommer att svara mot dessa krav. I en ‘GAP-analys’ jämför vi dagens och morgondagens processer med nuvarande eller framtida IT-stöd. Resultatet blir en differenslista som beskriver de områden som behöver åtgärdas för att IT-stödet skall möta dagens respektive morgondagens krav. Rapporten kan t ex utgöra underlag för att gå vidare och upprätta kravspecifikationer för de delar som behöver utvecklas internt eller upphandlas externt.
Kravspecifikation
För att kunna tydliggöra vilka krav du har på en produkt som skall utvecklas internt eller som upphandlas av en leverantör behövs en kravspecifikation. Som beställare måste du ha klart för dig vilka samband som finns mellan funktionskraven i den produkt du beställer och de processer som produkten skall stödja i din verksamhet. Detta bland annat för att kunna hantera förändringsbehov och kunna avgöra om en funktion i produkten verkligen uppfyller det verksamhetskrav som efterfrågas.
I tjänsten ‘kravspecifikation’ hjälper vi till att upprätta en kravspecifikation som är förankrad i dina verksamhetsprocesser. Vi tar fram rutinbeskrivningar, testfall och andra nödvändiga komponenter som säkerställer att det du efterfrågar verkligen blir det som levereras.
ITIL-baserad processutveckling
Det globalt erkända processramverket ITIL (IT Infrastructure Library) är framtaget och underhålls löpande av United Kingdom’s Office of Government Commerce (OGC). ITIL består av ett tiotal publikationer i sin senaste utgåva, och spänner över hela IT-livscykeln. Microsoft har sedan 1999 varit aktivt delaktig i ITIL-gemenskapen, både genom att själva tillämpa innehåll ur ITIL, och genom att bidra med ny och uppdaterad dokumentation. Microsoft står också som medförfattare på flera av ITIL-publikationerna. Microsoft har parallellt med detta vidareutvecklat delar av ITIL i ett eget ramverk, Microsoft Operations Framework (MOF). MOF kan sägas vara en kommersiell implementation av ITIL och har som mål att vara en förlängning av ITIL, som erbjuder en mer detaljerad, förbättrad och praktiskt inriktad guide inom specifika områden av att hantera IT. Även MOF spänner över hela IT-livscykeln men fokus ligger snarare på leverans av tjänster än att hantera och driva IT i sin helhet. Där ITIL endast ägnar en publikation, Service Delivery, åt dessa frågor specificerar MOF drygt 20 individuella tjänsteleveransfunktioner, sk Service Management Functions (SMF), där var och en av dessa finns beskriven i en egen publikation. MOF lägger också till några ytterligare dimensioner i form av en processmodell, en teammodell och en riskhanteringsmodell. Som ett verktyg i MOF används även Microsoft Solutions Framework (MSF) som är ett komplett projektramverk för att säkerställa god kvalitet vid utveckling av nya lösningar.
Vi erbjuder tjänster runt utveckling och införande av ITIL-baserade processer i en IT-verksamhet, och i detta arbete använder vi gärna MOF som ett uppslagsverk och verktyg att förkorta och förenkla projektet.
